Zákaznícka podpora:+421 907 955 919obchod@leoness.sk
    Domov / Blog / Doklady bez chaosu: mesačný systém, vďaka ktorému nájdete faktúru za pár sekúnd

    Doklady bez chaosu: mesačný systém, vďaka ktorému nájdete faktúru za pár sekúnd

    Ak sa dokumenty v kancelárii ukladajú „podľa pocitu“, výsledok je vždy rovnaký: hľadanie, prerovnávanie, kôpky na stole a stres pri uzávierkach. Dobrá správa je, že účtovnícke a kancelárske doklady sa dajú upratať jednoduchšie, než to znie. Stačí systém postavený na mesiaci, jasnom názvosloví a jednom pravidle: každý papier má svoju adresu.

    1. Prečo práve mesačný systém funguje najlepšie

    V administratíve sa 80 % dokumentov viaže na čas: faktúry, výpisy, pokladňa, objednávky, dodacie listy. Keď sa triedi podľa mesiacov, dokumenty sa:

    • rýchlo ukladajú (bez rozmýšľania),

    • rýchlo vyhľadávajú (stačí mesiac),

    • jednoducho archivujú (mesiac → box).

    2. Základný set, ktorý stačí na štart

    Ak chcete systém, ktorý sa nerozpadne po dvoch týždňoch, držte sa „jadra“:

    3. Ako si nastaviť šanóny (príklady, ktoré sa osvedčili)

    Odporúčaná štruktúra pre bežnú kanceláriu:

    A) Faktúry prijaté – 2026
    Rozraďovač: JAN–DEC
    Do každého mesiaca: faktúry + súvisiace doklady.

    B) Faktúry vydané – 2026
    Rozraďovač: JAN–DEC

    C) Banka / výpisy – 2026
    Rozraďovač: JAN–DEC

    D) Zmluvy a dodatky – 2026
    Rozraďovač: A–Z (podľa dodávateľov) alebo tematicky (Nájom, Služby, IT…)

    Tip: Ak máte viac oddelení alebo klientov, pridajte pred názov ešte „oddelenie/klient“.

    4. Názvoslovie štítkov: aby tomu rozumel aj kolega

    Najväčší „zabijak poriadku“ je šanón s názvom Rôzne.
    Použite jednoduchý formát:

    Rok – Agenda – Detail
    Príklady:

    • 2026 – Faktúry prijaté

    • 2026 – Banka / výpisy

    • 2026 – Zmluvy – Dodávatelia A–K

    • 2026 – HR – Zamestnanci L–Z

    5. Pravidlo 15 sekúnd (aby nevznikali kôpky)

    Keď dokument príde, rozhodnite hneď:

    • Vybaviť (podpis/úhrada) → pracovný zakladač „Tento týždeň“

    • Založiť → príslušný mesiac v šanóne

    • Odložiť (hotové) → ide rovno do archívu po uzávierke

    Najdôležitejšie: nenechávať doklady „na neskôr“ bez miesta.

    6. Ako prebieha archív (bez veľkého upratovania)

    Na konci mesiaca alebo štvrťroka:

    1. skontrolujte, či je mesiac kompletný,

    2. šanón nechajte aktívny, ale uzavreté mesiace už len dopĺňajte minimálne,

    3. po skončení roka dajte celé šanóny do archivačného boxu (štítok: „2026 – Faktúry prijaté“).

    Mini-checklist na 30 minút

    ✅ vyberte 3–4 hlavné šanóny

    ✅ vložte rozraďovače (JAN–DEC)

    ✅ nalepte štítky (rok + agenda)

    ✅ vytvorte „Tento týždeň“ zakladač

    ✅ prvých 20 dokladov založte hneď podľa mesiaca

    Ak chcete štart bez improvizácie, najpraktickejšie je mať poruke pákové šanóny, mesačné rozraďovače, etikety a archivačný box.

    kancelaria-praca

    Ďalší článok